Обмен подписанными документами: способы, этапы и советы

Документооборот является неотъемлемой частью деятельности компании в любой сфере. Ведение всей документации и ее обмен традиционно выполняется на бумажном носителе.

Такой вариант кажется самым оптимальным для консервативных пользователей, однако отличается длительностью процесса и вообще достаточно устарел. Технологии не стоят на месте, и отличной заменой документов на бумаге являются электронные. По своему функционалу они ничем не отличаются от бумажных, однако подписание и обмен ими происходит гораздо быстрее и в некоторой степени надежнее.

Назначение электронных документов

Электронный подписанный документ представляет собой обыкновенный компьютерный файл, который может быть прочитан на электронном носителе. Важным элементом такого документа является электронно-цифровая подпись.

Многие современные компании с опаской относятся к такому виду документооборота, что совершенно зря. И, если небольшим фирмам обмен подписанными документами может быть не нужен, то крупные компании смогут значительно сэкономить на отправке документов и значительно ускорить весь процесс.

Подписанный документ в обязательном порядке должен иметь электронную подпись. Именно она гарантирует подлинность документа, что позволяет ему быть использованным в любой деятельности, включая судебное производство. Получить электронную подпись можно путем ее приобретения в специальных удостоверяющих центрах, которые имеются во всех регионах.

Этапы обмена

Для того, чтобы перейти на электронный документооборот, не нужно прилагать много усилий и затрачивать много средств. Более того, такой вариант обмена документами позволит каждой компании значительно сэкономить, поскольку такой вариант более дешевый, чем почтовые услуги. Весь процесс организации электронного обмена документами включает в себя 3 этапа:

1. Соглашение с контрагентами о переходе на электронный обмен подписанными документами.
2. Покупка электронно-цифровой подписи.
3. Выбор способа обмена.

Способы обмена

Обмен подписанными документами может происходить 2 способами: через обычную электронную почту или через специальный сервис. Использование электронной почты имеет свои недостатки, поскольку не является безопасным способом. При взломе все важные документы могут оказаться у злоумышленников. Оптимальным вариантом для обмена подписанными документами является специальный сервис. Он отличается высокой безопасностью и представляет собой более прокачанную электронную почту. Услуги signing pdf document здесь.

Пользоваться сервисом для обмена подписанными документами очень просто. Достаточно зарегистрироваться на нем, загрузить сертификат электронного-цифровой подписи и оплачивать отправляемую корреспонденцию согласно установленному тарифу.

Сервис для обмена документами нужно выбирать тщательно. К основным критериям выбора относится качество работы техподдержки, помощь операторов в проведении документооборота, а также предоставляемые возможности. Выбираемый сервис должен быть максимально надежным и гарантировать клиентом безопасность обмена.