Способы и рекомендации организации конференции

На конференции собираются люди, чтобы обсудить интересующие темы и обменяться опытом. Такое мероприятие требует тщательного планирования. Процесс организации конференции состоит из нескольких этапов, на каждом из них следует придерживаться определенных правил. Рассмотрим главные из них.

Подготовка

Для начала следует определить целевую аудиторию конференции, дату и время ее начала. Учитывайте, если люди иногородние, они должны успеть добраться. На этом этапе определяемся с местом проведения конференции. Отдавайте предпочтение местам с наличием парковки, транспортной развязки. Помещение должно быть просторным и технически оснащенным.

Подготовка к проведению мероприятия может занимать несколько месяцев, зависит от его масштабов и тематики. Возможно это научная конференция, к которой докладчики должны подготовить научный материал или дождаться результатов исследования.

Разработка программы

Конференция может продолжаться несколько дней. Следует тщательно продумать программу и составить регламент мероприятия. Нужно определиться с составом участников, подобрать докладчиков. Следует помнить, что докладчикам необходимо тщательно готовиться к конференции, поэтому необходимо установить условия сотрудничества с ними.

Разработка программы состоит из:

• составление расписания на каждый день;
• детально прописывается время на выступление для каждого докладчика;
• подготовка брошюр для всех участников;
• включаются перерывы на отдых, обед, кофе-брейк;

Проведение конференции должно сопровождаться назначением на каждую зону ответственных лиц, которые буду контролировать конкретные аспекты, все что касается регламента, размещения участников, приведения перерывов, наличия необходимого технического оснащения и т.д.

Занимаемся продвижением мероприятия

Для того, чтобы конференция имела успех, на нее должны прийти участники – их нужно привлечь. Для продвижения мероприятия обратитесь к услугам маркетолога, задача которого есть составление плана действий для продвижения мероприятия. Чем больше людей из целевой аудитории удастся привлечь, тем результативней будет конференция.

После конференции

Организатор должен позаботится о том, чтобы после проведения конференции о ней было множество публикаций в средствах массовой информации. Это также есть важным пунктом в оценке результативности проведенного мероприятия.