У чому полягає користь програми для обробки заявок у сфері бізнесу

Програми для обробки заявок стали невід'ємною частиною робочого процесу у більшості компаній, що фокусуються на сфері продажу. Це програмне забезпечення давно зарекомендувало себе як надійний інструмент, що спрощує роботу із замовленнями та забезпечує зберігання клієнтської бази в єдиному місці, що є значною перевагою порівняно з різноманітністю даних на комп'ютерах різних менеджерів. Проте переваги програм обробки заявок не обмежуються лише цим аспектом. Давайте розглянемо десять ключових функцій, які роблять її незамінним інструментом у сучасному бізнесі.

1.Контроль за робочим часом

Одним із ключових аспектів ефективного управління компанією є контроль за робочим часом співробітників. Здатність дізнаватися, яким чином і на що витрачається час персоналу, стає невід'ємною частиною успішного керівництва. Багато сучасних програм, що використовуються для обробки замовлень, надають зручні інструменти для моніторингу та аналізу робочого часу.

У контексті ефективного використання програм для обробки заявок, можливість контролю за робочим часом є неоціненним ресурсом. Наприклад, керівники можуть легко оцінити, скільки часу певний співробітник провів онлайн протягом дня, тижня чи місяця. Це дозволяє визначити не тільки тривалість робочого сеансу, а й аналізувати середню тривалість використання програми. Крім того, доступна інформація про час початку та закінчення кожного сеансу, що дає повне уявлення про трудову активність.

Важливо наголосити, що використання CRM та аналогічних програм для контролю за робочим часом не є формою тотального нагляду. Ці інструменти не ставлять собі за мету постійне стеження за кожною дією співробітника. Натомість вони фіксують активність у програмі, надаючи цінні дані для подальших аналітичних звітів. Це підхід, який сприяє як підвищенню продуктивності, так й підтримує ефективніший розподіл робочого дня всередині компанії.

2.Дзвінки клієнтам та запис розмов

Один з важливих аспектів використання CRM пов'язаний з дзвінками клієнтам і записом розмов. Поєднання CRM з IP-телефонією дозволяє легко дзвонити замовникам – достатньо одного кліку мишкою за відповідною кнопкою в картці клієнта. Програма також підтримує вхідні дзвінки, автоматично відкриваючи картку клієнта, якщо його номер вже є в базі даних, заощаджуючи час менеджера.

Важливо, що не всі CRM-системи, які використовуються торговими компаніями для обробки заявок, надають можливість запису телефонних розмов. Ця опція є скоріше винятком, ніж правилом. Однак, для тих, кому важливе не тільки ефективне управління замовленнями, а й аналіз якості взаємодії з клієнтами, варто звернути увагу на програми, що підтримують цю функцію.

3. Формування звітів

Перевага цієї функції полягає в тому, що процес формування звітів може бути повністю делегований програмою. Лише один раз потрібно налаштувати алгоритм складання звітів, вказавши параметри та регулярність підготовки зведення.

Значна перевага у тому, що програма здатна створювати як загальні, так і індивідуальні звіти. Ця функція не тільки полегшує аналіз роботи компанії, а й надає унікальну можливість прийняття обгрунтованих управлінських рішень. Ще одним важливим аспектом є можливість вибору зовнішнього вигляду звіту у більшості програм. Це може бути представлено у формі таблиці, графіка чи діаграми.

Гнучкість вибору формату звітів дозволяє кожному керівнику налаштувати їх подання відповідно до своїх вимог. Цей індивідуальний підхід забезпечує високоякісне та наочне подання даних, що стає ключовим фактором для прийняття інформованих рішень. Дозвольте CRM автоматизувати створення звітів, звільнивши час для більш стратегічно важливих завдань.

4. Планування зустрічей

Невід'ємною частиною повсякденної робочої програми є вбудований календар, що забезпечує комфортне планування та організацію робочого часу. Маючи під рукою такий інструмент, можна легко намічати дзвінки, ділові зустрічі або важливі події на довгострокову перспективу, а CRM заздалегідь нагадає про майбутні події. Користування вбудованим календарем стає невід'ємною частиною ефективного керування часом.

Один із ключових плюсів використання календарних інструментів у CRM полягає у зручності. Немає необхідності запам'ятовувати безліч майбутніх подій, оскільки CRM бере на себе роль надійного помічника, надаючи можливість зручного планування. Це звільняє розум від надмірного навантаження, дозволяючи активним користувачам таких програм регулярно звертатися до планувальника та фіксувати важливі моменти, включаючи як робочі, так і особисті події.

Цей інтегрований підхід до планування дає подвійну користь. По-перше, він гарантує, що жодна подія не буде втрачена завдяки завчасним повідомленням від CRM. По-друге, такий метод аналізу завантаженості часу дозволяє більш раціонально розподіляти завдання та запобігає можливості несподіваних проблем. Використовуйте календарні функції CRM для ефективного керування своїм часом, знижуючи ймовірність несподіваних сюрпризів та забезпечуючи більш гладкий перебіг вашого робочого тижня.

5. Безпека бази даних

Важливим аспектом використання CRM є забезпечення безпеки клієнтської бази даних. З централізованим зберіганням у хмарі, ви запобігаєте розсіюванню інформації по комп'ютерах співробітників, що вже само собою є мірою захисту. Проте, справжня перевага централізації проявляється у індивідуальному доступі.

Правильне налаштування рівнів доступу гарантує, що кожен менеджер бачить лише ті дані, які стосуються його роботи. Це запобігає витоку даних та виключає можливість скопіювати всю базу для передачі конкурентам. Усі клієнтські інформації залишаються у надійній безпеці, недоступної для несанкціонованого доступу чи зламу.

Забезпечуючи такий індивідуальний доступ, налаштування рівнів безпеки CRM є першим і важливим кроком при впровадженні системи. Це не тільки гарантує збереження даних, але й створює надійний бар'єр для захисту конфіденційності компанії.

6. Автоматизація рутинних операцій

Однією з ключових переваг CRM є можливість автоматизації рутинних операцій. Автоматичні сценарії у програмі дозволяють заповнювати як договори, так й інші документи, пов'язані з процесом продажів. CRM система автоматично вставляє необхідні реквізити з картки клієнта, значно скорочуючи тимчасові витрати менеджерів на ці повсякденні завдання. Така ефективна автоматизація збільшує продуктивність, та звільняє ресурси для стратегічно важливих аспектів бізнесу.

7. Аналіз воронки продажів

Працюючи відповідно до воронки продажу, CRM стає незамінним інструментом для детального аналізу кожного її етапу. Програма дозволяє виявити моменти відтоку потенційних клієнтів, надаючи цінні інсайти. Різні причини відтоку, такі як завищена ціна, недостатня реакція менеджера чи тривалий цикл укладання угоди, чітко виділяються. Аналіз показників воронки продажів дає керівництву компанії можливість оперативно коригувати стратегії просування товарів чи послуг, спрямовані на збільшення загального доходу. Ваш бізнес у ваших даних, і CRM допомагає вичавити максимум з кожного етапу воронки.

8. Збір заявок із різних каналів

Використовуючи різні канали для продажу товарів, професійна програма CRM стає незамінним інструментом. Вона ефективно збирає заявки з усіх джерел, включаючи сайти, месенджери, соціальні мережі та електронну пошту. Менеджери бачать усі заявки у CRM єдиним списком, уникаючи необхідності перевірки різних каналів вручну. Автоматизоване налаштування розподілу заявок забезпечує рівномірний розподіл навантаження між співробітниками відділу продажів, оптимізуючи процеси та заощаджуючи час.

9. Спрощення документообігу

У CRM не тільки спрощується заповнення документів, але також забезпечується легкість їхньої передачі колегам або замовникам. Програма дозволяє налаштувати автоматизовані сценарії, які виконують певні дії у задані дні або за певних умов. Це не лише зменшує втрату часу на пошук файлів, а й забезпечує оперативний обмін документами. Наприклад, у Perfectum CRM ERP можна попередньо додати всі необхідні документи до картки завдання, забезпечуючи легкий доступ до них у виконавця.

10. Комунікація із колегами

Сучасний робочий простір потребує ефективної комунікації, і CRM стає потужним інструментом спілкування з колегами. Можливість обміну повідомленнями, дзвінків та навіть відеоконференцій усередині програми скорочує необхідність переміщень між відділами та містами. Всі листування зберігаються в CRM, надаючи централізоване сховище для спілкування та управління інформацією.

Програма управління заявками як полегшує комунікацію, так й виключає необхідність залишати робоче місце для обговорення важливих питань. Зручність полягає в тому, що всі листування тепер зберігаються в єдиній системі CRM, запобігаючи їх розкиданню месенджерам, СМС та електронній пошті. Одним торканням руки ви можете провести продуктивні обговорення та водночас ефективно керувати усією комунікацією у централізованому сховищі.