Тайм менеджмент руководителя: 10 советов для легкой манипуляции любым шефом

Один из методов повысить собственную продуктивность – это синхронизировать планировать своего собственного времени с планированием рабочего времени руководителя. Но речь не идет о том, чтобы подарить своему начальнику хорошую книгу по тайм менеджменту. Боже упаси Вас такое сделать! А совет заключается вот в чем:

Вы, как хороший менеджер, должны помогать своему руководителю повысить его личную эффективность;

Это поможет Вам легче контролировать время, когда Вы должны заниматься тем, что хочет от Вас руководитель. Также Вы улучшите свое умение управлять собственным временем.

Что же такое тайм менеджмент для руководителя?

Это не только то, как руководитель планирует сам использование своего времени. В подобных стратегиях тайм менеджмента речь идет также и том, чтобы понять, что именно Ваш руководитель ожидает от Вас. Таким образом, понимая этот аспект, можно убедить руководителя в том, что Ваши стратегии управления временем реалистичны, понятны и согласованы.

Но для этого необходимо понимать, что от Вас, как от менеджера, требуется.

Требования, которые выдвигаются к менеджерам, можно классифицировать так:

Системные требования, требования к подчиненным, требования, которые они предъявляют сами к себе, а также те, которые им предъявляет руководитель.

Если менеджер сам по себе не очень организованный и дисциплинированный, то третий вид требований может практически полностью свестись на нет и вытисниться остальными требованиями. Основное место, конечно, занимают требования начальства. Они могут быть как прямыми (написание отчетов, посещение собраний, например), так и непрямыми.

Если у Вашего руководителя нет хороших навыков управления временем, то на Вас могут постоянно сваливаться такие заботы, как постоянные и ненужные собрания, срочные отчеты и т. д. Такой руководитель, конечно, негативно влияет на Вашу личную эффективность.

Как же быть в такой ситуации? Необходимо скорректировать процесс управления времени Вашего руководителя. А для этого, прежде всего, Вам необходимо хорошенько подумать и проанализировать его окружение, требования, потребности.

После непродолжительного анализа Вы поймете, что у Вашего руководителя много потребностей, и они, в свою очередь, выливаются для Вас в определенные требования, на выполнение которых Вы тратите достаточно времени. Эти потребности могут быть эксплицитными (то есть явными; их легко идентифицировать, к ним относятся такие очевидные, как требования рабочего распорядка, написание планов и т. д., то есть те, которые легко предугадать, а значит ими можно научиться управлять), а также имплицитными (неявные; их тяжелее понять и предугадать). Когда речь идет об имплицитных потребностях, тут необходимо понимать, что люди иногда даже не отдают себе отчета в том, какие именно потребности такого плана у них есть.

Если же эти потребности не совсем рациональны или преувеличены, то некоторые из нас до последнего не хотят признавать, что ими руководят именно они.

Часто имплицитные потребности могут выходить из скрытых амбиций. Отсюда и выходят такие требования, как приложения бльших усилий в работе и т. д. Также к таким сверхтребованиям могут привести нерешительность руководителя и недостаточные его умения сконцентрироваться на главном.

Когда умение сконцентрироваться на главном и выделять только важное отсутствует, это приводит к продолжительным и непродуктивным собраниям. Дело в том, что сама природа имплицитных потребностей заключается в их спонтанности или эмоциональности. Поэтому именно они приводят к противоречивым требованиям и внеплановым заданиям.

Поэтому необходимо всегда работать над тем, чтобы анализировать мотивы, которыми руководствуется Ваш начальник, нужно пытаться понять, почему именно так он действует. В этом и заключается критический анализ, который является одной из составляющих тайм менеджмента для руководителей. Это поможет Вам повысить также и свою личную эффективность.

Согласование личных методов руководства временем вместе с тайм менеджментом Вашего начальника

Существует несколько стратегий работы с потребностями руководителя. Например, эксплицитные потребности можно удовлетворить с помощью собраний с руководителем, на которых Вы вместе сформулируете и выделите приоритетность действительно важных заданий. Для повышений Вашей эффективности и для налаженной работы Вы должны обговорить и четко распределить, как именно Вы будете использовать свое время.

Согласование таких моментов с Вашим руководителем облегчит Вам многие задачи.

Также для лучшей работы и повышения продуктивности, для того, чтобы скоординировать тайм менеджмент Вашего руководителя и Ваш личный, воспользуйтесь данными советами:

· Встречайтесь регулярно со своим руководителем. Эти собрания должны быть запланированы заранее, иметь четкую структуру и ничто не должно отвлекать Вас от обсуждения важных дел.

· Будьте предусмотрительны. Старайтесь наперед предугадать возможные требования Вашего руководителя.

· Всегда продумывайте и предлагайте варианты решения проблем. Просто констатировать факты непродуктивно.

· Предлагайте свою помощь.

· Не тратьте свое драгоценное время (а время хорошего менеджера стоит немало) на банальные задания.

· Подавайте информацию так, как любит это Ваш руководитель. Если ему нравиться читать о повестке дня перед самим собранием, предоставьте ему такую возможность.

Обращайтесь к руководителю за помощью в решении проблем, связанных с остальными требованиями, которые к Вам предъявляются.

Четко формулируйте задания для себя, расставляйте приоритеты, будьте предусмотрительны. Это улучшит Ваши навыки планирования времени.

СОГЛАСОВАНИЕ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА РУКОВОДИТЕЛЯ И ВАШЕГО ЛИЧНОГО

Более серьезная проблема возникает, когда у Вашего руководителя недостаточные навыки тайм менеджмента. Это может усложнять Вашу и так нелегкую работу. В таком случае подчиненные часто страдают от непредвиденных срочных заданий, завала дополнительной работой и т. д. В таком случае не только Ваш руководитель, но и Вы тоже будете работать малоэффективно.

Одна из специфических проблем – плохое планирование собраний, на которых нет четкого регламента времени, плана обсуждения. Такие собрания неэффективны как для Вас, так и для предприятия и, соответственно, для Вашего руководителя.

Решения данной проблемы заключается, опять-таки, в Вашей, прежде всего, активной позиции и позитивном настрое. Постарайтесь сделать так, чтобы собрания были регулярными, готовьте к ним четкие вопросы для обсуждения. Таким образом у Вас будет уже структура. Обсуждайте то, что нужно будет сделать в ближайшем будущем. Информируйте начальник о проблемах и задачах, которые стоят перед компанией.

Все это позволит Вам добиться лучшего результата, а значит более эффективного, как для себя, так и для Вашего руководителя.

Вот еще ряд советов, что Вы можете сделать и чего Вам следует избегать:

Общайтесь с руководителем. Аккуратно выясните, что именно влияет на его стиль управления времени, из этого Вы поймете, что лучше предпринять.

Будьте позитивны и активны. Дайте понять руководителя, что эффективный тайм менеджмент в первую очередь даст преимущество именно ему.

Постоянно работайте над собственными навыками управления временем.

Не берите на себя всю работу, на которую руководитель Вас назначает для выполнения. Всегда обсуждайте резонность таких поручений.

Просить руководителя расставлять задания, которые он Вам дает, по приоритетам.

Всегда обсуждайте те аспекты работы, которые могут пострадать, если Вы возьметесь за выполнения срочных поручений, которые дает Вам начальник. Он должен знать о последствиях.

Когда Вам дает какое-нибудь задание, говорите, что Вы его изучите и еще раз зайдете чуть позже. Нужно внимательно проанализировать, что именно требуется от Вас, может ли кто-то другой выполнить это задание. А потом уже только идти к руководителю и обсуждать все нюансы.