Инструкция по настройке папок в Outlook 2016

Чтобы организовать почту и обеспечить быстрый доступ к важным сообщениям, создавайте и настраивайте папки в Outlook 2016 соответствующим образом.

Создание новой папки

1. Откройте Outlook 2016 и перейдите в раздел «Почта».
2. В левом меню найдите раздел «Папки» и щелкните правой кнопкой мыши по нему.
3. Выберите пункт «Создать папку».
4. Введите название папки и нажмите «ОК».

Организация папок и настройка вложенности

• Для создания вложенной папки перетащите одну папку на другую или выберите опцию «Создать подпапку» во вкладке контекстного меню.
• Назначайте папки по категориям, например: «Работа», «Личные», «Проекты» – это облегчить поиск нужных писем.
• Изменяйте порядок отображения папок, перетаскивая их внутри списка папок.

Автоматизация с помощью правил для перемещения писем

Используйте правила для автоматического перемещения сообщений в нужные папки:

1. Перейдите на вкладку «Файл».
2. Выберите «Управление правилами и оповещениями».
3. Нажмите «Создать правило» и настройте условия, по которым письма будут перемещаться в определенную папку.
4. Задайте действие – перемещение в выбранную папку.
5. Сохраните правило, нажав «ОК».

Контроль и управление папками

Обеспечьте порядок и удобство использования:

• Переименуйте папки для лучшего понимания – щелкните правой кнопкой по папке и выберите «Переименовать».
• Удаляйте ненужные папки или создавайте архивные для старых писем.
• Используйте функцию поиска по папкам для быстрого нахождения нужных сообщений.

Дополнительные рекомендации

• Регулярно пересматривайте структуру папок и обновляйте правила автоматической сортировки.
• Создавайте подкатегории там, где это необходимо, чтобы избежать загромождения уровня вложенности.
• Используйте цветовые метки и иконки для отличия папок по важности или типу.