Функции мониторинга проекта в системе управления

В условиях усложнения проектов, роста требований к прозрачности и ответственности мониторинг и оценка проекта становятся ключевыми элементами управляемой реализации. Именно системный мониторинг позволяет руководству своевременно видеть отклонения, управлять рисками и принимать решения на основе данных, а не интуиции.

Современные проекты реализуются в многопроектной среде, с распределёнными командами, внешними подрядчиками и жёсткими регламентами. В таких условиях ручной контроль и разрозненные отчёты перестают работать. Организациям требуется единая система мониторинга, интегрированная с планированием, управлением ресурсами и стратегическими целями.

Что такое мониторинг и оценка проекта

Мониторинг проекта — это непрерывный управленческий процесс наблюдения за состоянием и ходом реализации проекта на протяжении всего жизненного цикла. Он позволяет сопоставлять план и факт, выявлять отклонения и оценивать влияние этих отклонений на цели проекта.

Мониторинг и оценка реализации проекта включают:

1. отслеживание выполнения работ проекта;
2. контроль сроков, бюджета и объёма;
3. анализ показателей эффективности;
4. мониторинг рисков проекта;
5. оценку достижения результатов и эффектов;
6. подготовку управленческой отчётности.

В отличие от разового контроля, мониторинг носит системный и регулярный характер и является частью процессов мониторинга и управления проектом.

Дорожная карта проектов в системе ADVANTA

Цели и задачи мониторинга проекта

Хороший мониторинг проектов направлен не на формальную отчётность, а на поддержку управленческих решений. Его ключевые задачи включают:

• обеспечение прозрачности состояния проекта;
• раннее выявление отклонений и проблемных зон;
• контроль выполнения проекта в срок и в бюджете;
• управление рисками и зависимостями;
• повышение предсказуемости реализации;
• обеспечение достоверной информации для руководства и стейкхолдеров.

Мониторинг состояния проекта позволяет руководителям фокусироваться на управлении, а не на сборе данных.

Организация мониторинга проекта

Эффективный мониторинг невозможен без корректного планирования. Планирование проекта и мониторинг должны рассматриваться как единый контур управления. На этапе планирования формируется структура работ проекта, календарный и финансовый план, показатели мониторинга, контрольные точки и этапы, регламенты отчётности, а также непосредственно план мониторинга проекта. Ошибки на этом этапе приводят к тому, что мониторинг превращается в фиксацию факта, а не инструмент управления.

Показатели мониторинга проекта

Показатели являются основой объективного мониторинга. Они должны быть связаны с целями проекта и понятны всем участникам.

Как правило, используются:

• показатели сроков выполнения работ;
• показатели исполнения бюджета;
• показатели загрузки ресурсов;
• показатели качества и результатов;
• показатели эффективности проектов;
• индикаторы рисков и отклонений.

Грамотно выстроенная система показателей позволяет перейти от субъективных оценок к управлению на основе данных.

Специфика мониторинга разных типов проектов

Требования к мониторингу зависят от типа проекта и отрасли. В практике выделяются различные направления, такие как мониторинг государственных проектов с повышенными требованиями к прозрачности, региональных проектов и программ развития, социальных проектов с фокусом на эффекты, научных проектов и НИОКР, проектов по оптимизации и трансформации, а также проекты мониторинга окружающей среды. Универсальные подходы в каждом случае дополняются отраслевой спецификой и регуляторными требованиями.

Представление основной информации о проекте в системе ADVANTA

Разработка системы мониторинга проекта

Разработка системы мониторинга проекта требует комплексного подхода. Использование разрозненных инструментов приводит к потере данных и управляемости.

Современная программа мониторинга проекта должна обеспечивать:

• единое хранилище данных по проектам;
• связь планирования, мониторинга и контроля;
• автоматический сбор фактических данных;
• настройку показателей и отчётности;
• поддержку портфелей и программ проектов;
• масштабируемость и адаптацию под организацию.

Именно такие требования лежат в основе профессиональных информационных систем управления проектами.

Заключение

Мониторинг и оценка проекта — это не вспомогательная функция, а ключевой элемент современной системы управления. Именно через мониторинг обеспечиваются прозрачность, управляемость и устойчивость реализации проектов.

Компании и органы власти, внедряющие профессиональные системы мониторинга и управления проектами, получают стратегическое преимущество: снижение рисков, повышение эффективности и предсказуемости результатов. В условиях роста сложности и масштаба проектов роль таких систем становится критически важной для успешной реализации инициатив любой сложности.

Источник: Система управления проектами ADVANTA